醫(yī)院信息系統(tǒng)電子檔案管理制度
為了加強我院信息系統(tǒng)電子檔案管理，保障電子文件和電子檔案的安全保管和開發(fā)利用，結(jié)合我單位實際，制定本辦法。
第一條 基本術(shù)語解釋
1、電子文件：是指法人、其他組織和個人在公務活動中形成的數(shù)字形態(tài)記錄。它是通過計算機進行操作、傳輸、存儲和利用的文件，用數(shù)字(比特)形態(tài)表現(xiàn)出來，通過編碼和解碼來輸入和輸出，也稱數(shù)字式文件。
2、電子檔案：是指利用計算機技術(shù)形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價值的歸檔電子文件。
3、電子文件的物理歸檔：指經(jīng)過歸檔處理的電子文件保存到磁盤或光盤等載體上實行脫機保管的過程。
4、電子文件的邏輯歸檔：將電子文件的物理地址存放于檔案管理部門控制的網(wǎng)絡(luò)服務器中，使該電子文件能供檔案部門有效利用和處理的過程。
第二條 管理體制
醫(yī)院信息系統(tǒng)電子檔案實行集中統(tǒng)一管理。
第三條 電子檔案范圍、保管期限
一、電子檔案范圍
1、數(shù)據(jù)庫文件：計算機軟軟件系統(tǒng)進行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。
2、超文本文件：指采用WEB技術(shù)制作的瀏覽器文件。
二、歸檔方式、要求
1、目前主要通過光盤、磁盤、磁帶等介質(zhì)實現(xiàn)異地備份，在異地保存時必須注明日期、內(nèi)容、分類等相關(guān)信息。
2、網(wǎng)絡(luò)管理人員要把歸檔電子文件的物理地址存放于指定的計算機服務器上，服務器必須采取磁盤鏡像、雙機熱備份等可靠的備份措施。
3、局域網(wǎng)內(nèi)部要有可靠的安全防范措施，系統(tǒng)設(shè)備更新時，必須制定嚴密的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法，確保數(shù)據(jù)準確無誤并能在新系統(tǒng)中運行。
4、網(wǎng)絡(luò)管理人員要及時清理計算機或網(wǎng)絡(luò)上重復的電子文件。
三、物理歸檔整理工作過程
1、檢查并清除計算機病毒，對光盤、磁盤、磁帶等介質(zhì)的電子文件應注明是否已經(jīng)做過檢毒和清毒處理。
2、拒收含有千年問題或其它隱患的數(shù)據(jù)文件，要把問題最大限度地解決在歸檔之前。
四、電子檔案的保管期限
電子文件的保管期限參照國家、省、市關(guān)于文件材料保管期限的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
五、電子檔案的保管
1、電子檔案保存最少要制作三套，一套封存保管，一套查閱利用，一套實行異地保存。
2、封存的電子檔案不得利用和外借，利用時要使用電子檔案的復制件。
3、查閱應在許可范圍，并遵守保密規(guī)定。
4、通過網(wǎng)絡(luò)查詢和利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。
5、 銷毀電子檔案，需經(jīng)本單位領(lǐng)導批準，有關(guān)部門審核，編制銷毀清冊，并確保載體與信息徹底銷毀。
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