醫(yī)院信息化項目建設失敗的十大原因

一些醫(yī)院未經(jīng)客觀分析，如市場狀況、當前國內HIS發(fā)展的狀況、醫(yī)院的財務狀況、人力資源、全員意識、計算機基礎水平、醫(yī)院流程規(guī)范程度、迫切需要改變的強烈程度等等，

容易出現(xiàn)的狀況：

1、一立項就立足高遠，一定要建成全數(shù)字化醫(yī)院，并且是覆蓋全院各個角落的整套系統(tǒng)

2、立項報告十分空泛，一點簡單的分析再羅列一些上線的系統(tǒng)模塊

3、最后再做一張上線排期表，一份龐大的HIS系統(tǒng)項目立項就大功告成

項目從一開始就以一種理想化的思維來操作，注定項目后繼將出現(xiàn)大量可以預見的困難，那如何保證立項成功呢？

1、立項內容是HIS項目建設的總綱，總綱不清晰，目標就不明確，所定目標不必太超前，以滿足當前對HIS功能的需求為主，沒有必要將未來10幾年、幾十年的建設內容都在一個項目囊括，如果醫(yī)院當前僅為了解決收費問題，則只立以財務為中心的HIS項目建設。

2、調查研究必須深入，道聽途說或走馬觀花考察一些醫(yī)院，是難以確定自己醫(yī)院到底應該建設到哪個層次，此階段可以有兩種方法參考，一是請專業(yè)的咨詢公司或本省的專家團隊針對醫(yī)院具體情況，做出一個合適的HIS建設規(guī)劃方案，二是分步進行，穩(wěn)扎穩(wěn)打，不好高騖遠，只建設自己和當前HIS產品最成熟的部分，這樣從一開始就可以確保HIS項目成功。

    問 題  

“選軟件就如選老婆”，這是很多建設HIS項目共同的心聲，說明選擇軟件之艱難。也有部分偷懶的醫(yī)院，例如只選擇衛(wèi)生部、衛(wèi)生廳認證的公司或本市衛(wèi)生局認可的公司，這樣做至少有兩個好處，一是如果項目真的失敗，可以將責任歸咎于上級主管部門，自己責任可以輕一些，二是上級主管部門認證或認可的公司總不至于差到哪里，該公司做我們醫(yī)院應該沒有問題。其實軟件就如同老婆一樣，或許在認證和認可的公司里面就找不到適合自己的呢？只有結過婚才知道適不適合自己，但未時已晚。

如何保證選型成功，把握一條原則就行：“沒有最好的，適合的就是最好的”。

    解 決 辦 法  

如何覺得適合呢？醫(yī)院必須做足以下功夫：

1、醫(yī)院當前迫切需要利用信息化手段解決哪些問題？

 

2、醫(yī)院現(xiàn)有軟件存在哪些問題？

 

3、醫(yī)院現(xiàn)有軟件有哪些優(yōu)勢和特點？

4、醫(yī)院領導在信息化方面有哪些特別要求？

5、醫(yī)院信息主管部門對軟件有哪些特別要求？

6、計劃上線使用部門對軟件有哪些特別要求？

分析好以上問題，針對這些問題考察軟件公司的產品是否能夠最大程度滿足，或在未來可預見能夠最大程度滿足的公司，就是你要找的最適合的公司。

選型工作常用的方法和工具有：

調查問卷

頭腦風暴

專家評估

產品演示

現(xiàn)場考察

網(wǎng)上求證

最重要一點就是自定義問題列表，我院在選型工作期間，自定義了424項評分標準來選擇軟件，起到了很好的效果。

    問 題  

合同是HIS項目最重要的法律文書之一，很多項目在簽訂合同時很草率，在執(zhí)行過程中雙方對合同理解的分歧很大，造成雙方爭執(zhí)不斷，甚至導致項目失敗。

1、醫(yī)院往往在簽定合同后，有被完全套住的感覺，（這里不排除市場有些公司就是利用合同來套住醫(yī)院）

2、公司也有被合同套住的感覺，醫(yī)院往往也會利用合同中模糊的字眼來最大化自己的利益，導致公司認為合同完工永遠沒有盡頭

常規(guī)HIS項目合同都是以固定金額方式簽定，該方式對公司來講風險最大，相當于以一個固定的價格買斷了HIS的使用權，至于如何使用，醫(yī)院的話語權最大，如果公司不按醫(yī)院的要求來做，就不付款，這是HIS公司最致命的軟肋，HIS項目失敗首先就在合同上失敗。

中國傳統(tǒng)是一個情大于法的社會，在HIS項目表現(xiàn)得淋漓盡致，合同之前大家都十分好說，一切都好商量，細節(jié)問題深入談下去雙方都會覺得沒面子，不信任對方，所以合同一般都是在友好的氛圍下簽定。

另外部分公司的市場人員不懂公司產品或者為了拿到合同盲目夸大產品功能，隨便承諾醫(yī)院要求，而這些要求又未寫入合同之中，工程人員接手項目之后所做工作與醫(yī)院要求大相徑庭，很多失敗的HIS項目從實施一開始就開始走向失敗，均拜合同所賜。

    解 決 辦 法  

如何簽定一份完整的合同來保證HIS項目成功呢？根據(jù)筆者對多家公司合同的研究并結合HIS項目實施經(jīng)驗，提出以下幾點請院方和公司方注意。

1、雙方的責任和義務必須明確。

 

2、軟件產品的范圍必須明確，對關鍵的數(shù)據(jù)表結構，重要功能實現(xiàn)的方式、方法和程度必須明示。

 

3、付款標準必須明示，不可在合同中寫諸如，“合同簽定后付30%，系統(tǒng)啟用后付30%，系統(tǒng)驗收后付30%，驗收一年后付余下10%”。該內容看似沒有問題，一旦在合同執(zhí)行初期出現(xiàn)問題，公司將只可能收到30%的款項，如系統(tǒng)啟用后付30%，啟用的標準是什么？是門診收費系統(tǒng)開始啟用，還是全部系統(tǒng)都必須啟用？系統(tǒng)驗收是全部項目都通過驗收，還是主體項目通過驗收？如果醫(yī)院不想付款，拖一二個子系統(tǒng)遲遲不上線或者上線后找出很多問題要求你解決，是否永遠都驗收不了？驗收一年后是多長時間，可以是3個工作日，也可以是永遠，反正都是一年后，這些細節(jié)合同中往往都沒有具體化。

 

4、驗收標準必須明確，HIS項目是一個龐大而復雜的系統(tǒng)，要求將所有的問題都解決完再驗收幾乎是不可能的事，所以針對驗收標準只需抓大放小，主體運作不存在問題（公司需針對主體運作再進一步細化），即可視為驗收。

 

5、違約責任必須明確，列出可能發(fā)生違約的情況，在合同中明示解決的辦法，不能簡單一句協(xié)商或交仲裁或法院解決。

 

6、合同很難描述清楚的，一定要有合同附件并在合同中載明與合同具有同等法律效力，例如：功能需求確認單、項目工期計劃、項目變更內容、接口儀器清單、驗收標準等。

根據(jù)項目管理的要求，以上是項目整體管理必做的功課，據(jù)筆者了解能做到以上3點的公司寥寥無幾，一般公司的工程人員僅做了項目工期計劃，并且工期計劃只是一個簡單的系統(tǒng)上線時間安排表，可操作性和可控性十分薄弱，HIS公司缺乏好的項目經(jīng)理或沒有相關項目管理知識，一直是項目久做不完的重要原因之一。

    解 決 辦 法  

如何做好項目計劃？是關乎項目成敗的保證。

1、首先必須與院方共同確認軟件的功能范圍，并就范圍簽訂一份功能需求確認單，這是以后項目質量和驗收的重要依據(jù)，項目不成功最大的原因之一就是功能范圍蔓延，以下會詳述，在此略過。

 

2、項目進度要符合醫(yī)院實際情況、公司對項目的支持力度，并且要考慮到法定節(jié)假日、各種政策對進度的影響，必須預留部分時間以應對不可預見的情況。

3、項目質量必須在上線之前雙方有一個明確的認識。例如：西藥房庫存管理的數(shù)據(jù)準確性，誤差在萬分之幾即認為滿足要求，完全做到數(shù)量和金額每月準確幾乎是不可能的事情。

 

4、項目成本十分重要但沒人關注。很多公司做到年底，單子做了不少，最后卻沒有賺到錢，重要原因就是沒有關注或沒有科學地方法控制項目成本。HIS項目存在較多的不穩(wěn)定性導致成本很難控制也是一個重要原因，還有就是HIS公司不愿舍棄已虧損嚴重的項目，做HIS就像一個無底洞，占用了公司原來并不富裕的資源。采用掙值法來控制成本是一個不錯的技術手段，另外也讓院方感覺到公司成本壓力很大，若不積極合作可能導致項目失敗。院方在計算成本時，往往也只是考慮到購買軟件的成本，自己的人力成本、實施成本、時間成本、管理成本、風險成本等等往往沒有在意，若雙方都有成本意識，HIS項目的失敗可能就沒有那么多。

 

5、項目資源沒有計劃，包括公司的人力安排計劃、院方的人力計劃，項目緊人員就多，項目少人員就減，隨意性很大，項目實施所需的材料、設備、信息、資金也沒有整體計劃，臨到需要才去處理，耗時窩工還帶來相關科室不滿。

 

6、溝通是項目最重要的工作之一，特別是項目經(jīng)理，大概需要花80%以上的時間用于溝通，以下會詳述，在此略過。

 

7、風險對策計劃，任何項目都有風險，如何識別潛在風險并做好應對措施，盡量化不利風險為有利，轉移風險或規(guī)避風險，是減少項目損失和提高項目成功率的重要手段。

 

8、項目采購計劃，提前做好項目配套所需的材料、設備和智力產品，加快項目進度。

 

9、變更控制管理，HIS系統(tǒng)需求復雜多變，朝令夕改也是常有之事，制定一套嚴格的變更控制流程，可以減少至少一半不合理的需求，對系統(tǒng)的穩(wěn)定性也大有裨益。

 

10、項目收尾，開工容易收尾難，最主要的問題是工程人員和院方不知如何收尾，制定項目收尾流程，整理好各個過程的單據(jù)，交付產品文檔，先內部驗收再共同驗收。

綜上所述，以整體項目管理的思維去管理項目，做好項目計劃，項目成功率才會提高。 

    問 題  

項目失敗最大的原因就是范圍蔓延，我們之前講過項目合同是以固定金額簽定，醫(yī)院幾乎所有運行軟件的科室都希望按自己的方式來修改軟件，導致軟件功能范圍無限制蔓延，科室不關注公司現(xiàn)有產品如何，他們只關注你現(xiàn)在要按照他們的思路來修改軟件。

例如手術麻醉系統(tǒng)，合同中價格可能就2萬元，手術麻醉科室卻要求公司將麻醉機都連接起來，采集麻醉記錄曲線，實事上現(xiàn)在能夠接麻醉機的公司很少，如果合同范圍沒有明示這點，驗收時該科室就不簽字給你，對于院方來說當然支持科室觀點，認為這是合同理所當然應該包括的功能。

諸如范圍蔓延的例子還有很多，導致公司項目陷入無止境的修改之中，以前有HIS公司企圖用平臺的方式來解決醫(yī)院無止境的需求問題，其實如果不從根本上限制范圍蔓延，再大再好的平臺仍然不能解決龐大復雜多變的HIS需求。

    解 決 辦 法  

最好的解決辦法就是，合同開始時就確定軟件功能范圍，以后新增或擴展范圍重新計算成本另行收費。雖然在操作上醫(yī)院不愿意接受，道理講明白了雙方都可以在基于理解的基礎上達成共識。

    問 題  

此處所講的測試為β測試，測試十分重要，但相當繁瑣，很多人不愿花時間在測試上面，以為公司測試過就沒有問題，或只換到測試環(huán)境中對修改部分進行簡單的黑盒測試，新程序一換上去，下面科室立即就出現(xiàn)問題，不停地去撲救，有時不得不換回舊程序以恢復醫(yī)院正常工作，久而久之，全院醫(yī)護人員都害怕升級，或一旦軟件出現(xiàn)問題都認為是升級惹的禍，其實近期內軟件根本就沒有升過級。

    解 決 辦 法  

升級的風險與醫(yī)院軟件應用的規(guī)模成正比，與軟件子系統(tǒng)接口的數(shù)量成正比，醫(yī)院應用的層面越深，升級帶來的影響就越大，測試所花的時間就越長，甚至長過軟件修改的時間，設計好的測試用例，進行單元測試、集成測試和壓力測試是必須的，如果條件好的話，最好搭建一個完全一樣的測試環(huán)境，召集臨床人員進行公測，升級前還必須要做好培訓、升級時機、升級所需時間和應急方案。

任何項目都是由人去完成，人是項目成敗的決定性因素。

在院方有三種人缺一不可，

一是主管信息的院領導必須是一把手或副院長

二是主管信息的主任必須十分了解醫(yī)院的管理流程、醫(yī)療運作流程、HIS軟件的功能、HIS行業(yè)的發(fā)展狀況和一定的項目管理經(jīng)驗

三是核心技術人員，必須有在數(shù)據(jù)庫、HIS軟件方面有解決問題能力的工程師

如果缺少上述三種人，或在項目實施過程之中流失上述三種人，對項目的打擊都是相當之大。HIS公司主要有一個經(jīng)驗豐富的項目經(jīng)理，較強實施能力的工程師和公司研發(fā)力量的技術支持，任何一個環(huán)節(jié)薄弱都會影響項目的進度和質量。

    解 決 辦 法  

對于院方來講若人力資源不足的情況下，盡量不要將項目做大；對于公司來講若人力資源不足，盡量不要承接復雜的工程，否則都會導致項目失敗。

溝通的原則：

第一步與對方溝通

第二步與對方上級溝通

第三步與自己上級溝通

第四步自己的上級與對方上級溝通

溝通十分重要，溝通的方式方法有很多，溝通是解決沖突的有效途經(jīng)，沒有溝通或溝通不暢的項目注定失敗。 

一個成功的項目經(jīng)理一定是一個溝通高手，他一定對醫(yī)院和產品駕輕就熟，對現(xiàn)場精準把握，是誠實可信、思維清晰的人，這需要自身知識的積累和豐富的項目管理經(jīng)驗。

國內HIS公司生存十分艱難有目共睹，首先HIS公司是一個技術型的公司，追求技術完美和用心為客戶服務幾乎是每家公司的企業(yè)文化，對成本管理先天不足，當公司對項目管理又不行時，公司幾乎是做一個項目虧一個項目，為了生存不得又接更多的項目，陷入惡性循環(huán)之中，最終是公司不得利、醫(yī)院不得利、整個行業(yè)不得利，成本失控是HIS行業(yè)的通病。

真正要根治還需從項目整體管理入手，逐漸引導自己，引導醫(yī)院向正規(guī)管理靠近。

    問 題  

項目收尾是所有HIS公司最頭痛的事，有些項目永遠也看不到收尾的跡象，公司和醫(yī)院都相互將項目這樣拖著，不好也不壞，最終結果是醫(yī)院也沒有用好，公司也沒有賺到錢。

    解 決 辦 法  

解決之道仍然是利用項目整體管理方法，認真做好每一步，自然就可以解決收尾難的問題。

信息系統(tǒng)項目管理是一門集管理和技術一身的學科，國家計算機資格認證考試已進行三年，相信更多的信息系統(tǒng)項目管理師進入HIS行業(yè)，會給HIS帶來新的生機。